所以你已经决定，或者正在考虑，外包扫描来转换你的一堆后台文件。太好了!现在的问题是:在选择文档扫描公司时，你从哪里开始?

要回答这个问题，请继续往下读，了解你在审查一家公司时应该知道的和应该问的问题扫描文档．

专家提示:扫描和成像可以互换使用。

1.文档扫描技术

首先你需要了解的是扫描/成像技术和软件的基础知识。一个好的供应商会帮助您完成这个过程，因为它非常简单，尽管大多数人都不知道这个过程!

对技术有一个宽松的概念会让你更容易理解项目的整个范围。

2.公司目标

接下来，您应该查看组织的优先级、目标和目的。其中包括:

• 文件的保存时间表是怎样的?或者，这些文件需要保存多久?
• 有多少人/用户需要访问这些记录?
• 记录是如何存储、提供和备份的?
• 培训和入职培训是必要的吗?
• 是否应该运行测试来对流程进行基准测试?
• 转换需要多长时间?
• 当这些记录在服务提供商那里时，我可以访问它们吗?
• 是否会维持这些记录的安全和隐私要求?
• 需要讨论哪些特殊要求?

知道这些问题的答案可以让您的扫描伙伴为您的公司文化和预算推荐最佳的解决方案，同时确保每个人都在扫描项目的同一页上。

3.选择文档扫描公司

你应该评估至少两家服务提供商。值得信赖的公司很容易通过互联网搜索，在线目录如Yelp，或贸易组织网站．访问该企业的网站，以确保他们是一个有信誉的企业。如果有的话，阅读网上的评论。查看他们的社交媒体账户，看看他们是否活跃。

如果你与其他与你规模相同或与你行业相同的公司有良好的关系，联系他们，看看他们以前是否使用过扫描公司，如果是这样，他们是否会推荐他们。

4.旅游设施

强烈建议您参观该公司的设施，因为这是该供应商的质量、流程和管理的真实反映。你要知道谁在处理你的记录，这样你就可以亲自评估关键员工的专业知识和态度。

请注意:只有在当地健康指南允许的情况下才要求参观。如果没有的话，可以参考第7条，并要求更多的参考资料。观看任何包含公司流程的视频。打电话给公司，要求和生产经理谈谈。

当您参观该设施时，应评估以下事项:

• 生产是如何进行的?
• 使用什么设备，为什么?
• 设施的内部和外部的总体外观是什么?
• 一般员工的工作环境如何?
• 客户的工作是否得到了应有的照顾?
• 记得询问公司是否使用了最新的国家和行业标准。

如果你不能亲自去现场，一定要询问生产过程和客户的意见。

5.专业知识和经验

文件扫描公司应该雇佣经过培训、认证并有几年经验的扫描专家。找出员工在公司工作了多久。这将显示出该公司的经验和专业水平。它所做的每一件事都应该有经过培训的操作人员，以及合格的主管。它的工作人员应该有足够的知识来帮助解决出现的任何问题。

如果公司提供专业服务和/或咨询服务，其员工顾问应具有系统设计经验，并在成像和认证方面接受正式培训文档管理软件在那家公司使用。

你还应该与公司的一位负责人见面。一个好的扫描公司的管理应该与运营和客户密切相关。大多数所有者和c级主管都对文档管理充满热情，并且喜欢谈论它!

6.成本和位置

就像所有的事情一样，一分钱一分货。因此，要提防那些为其服务提供极低价格的公司。这可能是一个迹象，表明该公司急需业务，可能财务不稳定。这也可能是该公司在加工上偷工减料以削弱竞争对手的一个迹象。

另一方面，他们也不应该多收你钱。文件扫描服务确实需要花费很多时间，但你应该根据你的工作性质得到一个公平的市场价格。所有的费用都应该在协议上注明，这样最后的账单才不会出现意外。

理想情况下，该公司将位于离你比较近的地方，这样运输成本和周转时间就比较合理。

7.信誉和财力

服务公司需要提供一些现有客户的参考资料。你应该联系这些介绍人来证实公司的声誉。公司很可能会给出满意客户的名字，所以尽量问一些尖锐的问题，比如“你做了什么?不比如公司提供的服务?”

你应该询问公司的财务实力，因为这也决定了一个管理良好的公司。在衡量财务实力时，公司的寿命是一个很好的指标。如果该公司已经存在超过5年，那么从财务角度来看，它可能运行得相当不错。

8.可靠性和转变

通过一个简单的试点测试就可以很容易地确定质量和周转。发送一个代表性样本(一盒纸质文件或一卷缩微胶卷)，有不同质量的实际文件。不同的质量是很重要的，因为你会想看看公司是否能正确地扫描质量良好和较差的文件。

当你这样做的时候，请记住以下几点:

• 公司多快能扭转这个样品的颓势?如果它在几天或一周内完成，那么它是优先考虑的，这是潜在供应商的良好反映。
• 在设备停机或其他挑战的情况下，供应商是否有必要的能力处理您的工作?软件、硬件、网络和劳动力都是可能导致停机的领域。询问供应商以确保他们能满足你的周转要求。检查它们的峰值负载是什么时候，以及它们是否能够在这些时间处理增加的容量。

9.质量

决定一个扫描局的最重要因素之一是它是否保证其工作质量。这很容易根据最后一步的工作样本的结果来判断。为了保护自己，你可以在协议中加入免责条款，允许你到另一家质量不令人满意的公司去工作。

10.数据的隐私、安全和完整性

你应该弄清楚有多少人会处理这些材料，并根据需要签订隐私协议。此外，应在公司设施内提供保护性储存。显然，您需要确保您的记录在处理过程中不会丢失或损坏。公司应该有能力在不工作的时候把你的记录锁在笼子里。

如果您不想要回物理文件，还应该有一种方法来充分和安全地销毁您的记录。找出处理你的记录的选项。

最后，公司应该有一个安全和火灾报警系统，并进行彻底的保险，包括错误和遗漏，责任和网络保险。

最后一件事

最后要记住的一点是:选择公司后，你不能免除责任．这些记录是你的，这些记录的质量的最终责任是你的，以及你用来管理这些记录的系统。

如果您不完全确定您想要如何管理您的记录，或者只是想要一些建议，一个好的服务提供商应该能够指导您通过多种解决方案。

总之，一个好的文档扫描公司可以为你提供所有成像的好处，同时解放你的资本投资和劳动。另外，好的扫描公司可以提供一个完整的解决方案或提供扫描记录的格式，以备您的文件管理或成像系统。

当然，我们很乐意与您合作，将您的物理文件和电影转换为高质量的数字文件。如果你有兴趣开始一个扫描项目，给我们打电话(630) 321 - 0601或联系我们！

这篇文章是文档扫描的数据化指南．