您是否使用非现场文档存储供应商存储成箱的记录?如果是这样，则需要为记录存储和查找付费永远．这张发票每个月都来，永远不会结束，直到现在。

这就是扫描到零文档转换的用武之地。

什么是扫描到零?

扫描到零是一个独特的过程，它从存储盒中取出所有记录，评估哪些仍然需要保留，并逐渐将这些纸质记录扫描成数字文件。使用Scan to Zero，您现在需要花钱转换您的记录，因此，最终将一劳永逸地消除没完没了的存储账单。

这是如何运作的?让我们来分析一下。

数据扫零过程:

• 我们从您当前的文档存储公司收集您的盒子，并将它们转移到我们的安全仓库。
• 我们分析你的盒子，然后决定哪些需要扫描，哪些应该保存到保存期结束，哪些已经超过了保存期，可以销毁。你对所有的决定都有最终的决定权。
• 每个月我们扫描一组剩余记录的盒数，并交付数字文件。
• 一旦文件被扫描、审查和备份，纸质副本就会被安全地销毁。
• 扫描和数字文件交付过程每个月重复一次，直到你的文件完全数字化。

让我们更深入地讨论Scan to Zero文件扫描的特性和好处。

扫描到零的优点和特点

数字文件访问

需要查阅文档吗?当您第一次可以在线或从服务器上立即访问文档时，您将感到无比兴奋。相反，一个盒子存储公司需要几天才能访问并提供一个文件，如果他们能找到的话。想象一下，能够在几秒钟内在桌面上调出一个文件，而不是提交一个文件请求，几天后可能会或可能不会返回给你。

可以通过基于浏览器的应用程序访问文件，也可以安全地将其作为PDF文件存储在服务器上。它们甚至可以通过文本搜索获得更强大的访问功能。这提供了一种更经济、安全且可访问的方法，用于存储和访问非现场设施中的记录。

阅读整个案例研究。

备份

盒子里的记录是你唯一的拷贝。如果这些记录被放错地方或被销毁，你就再也无法访问它们了。即使是带有灭火系统的文件储存设施也容易受到火灾的影响火灾和天气损失．

扫描您的记录提供了一个简单和容易的方法来备份您的文件。您可以制作多个副本，并上传到云存储系统，以便从任何地方访问。我们将为您提供所有记录的备份。

没有更多的箱子

想象一下，消除成千上万的盒子将是多么的自由。不再进行提升、跟踪、存储、编号或其他管理归档记录的工作。不用再把钱花在盒子、运输、盒子储存和检索上了!

使用扫描到零服务，所有文件都将是数字的。如果你愿意，我们甚至可以帮你制定一个计划，确保你所有的日forward文件都是数字化的，所以你从来没有我得回到场外的箱子储存设施。

金融意义

你现在不用每月支付无穷无尽的存储费用，而是支付扫描记录的费用。扫描完成后，就可以了。不用再为收纳或扫描付费。你是做。

这就像只付本金的贷款和只付利息的永远不会结束的贷款一样!

我们将与您一起制定一个符合您预算的计划。扫描所有的记录可能需要5年或更长时间，但成本最终以scan to Zero结束。如果是一家盒子储存公司，这种情况就会一直持续下去，看不到尽头。

安全盒破坏

一旦扫描、复查和备份，所有的盒子都将被安全销毁。扫描图像成为新的原始图像，因此不需要保留纸张。所有销毁均不收取额外费用。

扫描到零-看到救济现在，以后支付!

一个解决方案，缓慢和持续地转换成数字文件堆负担得起。

扫描到零是理想的:

• 将唱片存放在非现场的盒子存储设施中，希望消除长期存储成本的公司
• 想要处理扫描项目但没有预先所有预算的组织
• 业务记录在多个地点，希望简化他们的信息
• 搬迁办公室的公司不想把文件柜也带走

基本上，如果您有大量的盒子存储在场外，甚至现场，这是一个很好的解决方案。消除这个成本将会得到指数级的回报——只要想一想你现在每月支付给存储公司的费用可以做的所有事情!

实现扫描到零的结果:

• 更安全可靠的储存
• 结束盒子保管费
• 更快的检索时间
• 减少碳足迹

有兴趣了解更多关于我们的扫描到零过程吗?联系我们或者打电话给我们(630) 321 - 0601．我们很乐意分析这些数字，并给你一个大概的时间，把你所有的纸质文件转换成数字文件。