大格式文件扫描服务

许多组织使用大格式文档。这些可能包括，但肯定不限于:

• 蓝图
• 工程图纸
• 海报
• 建筑图纸
• 地图
• 横幅
• 航拍照片
• 土地调查
• 用A0尺寸纸打印的任何文件

不幸的是，这些类型的文档很难操作、组织和存储。你的员工可能会把它们叠起来，卷进管子里，甚至更糟的是，把它们堆在后面的某个房间里，没有任何类型的顺序或分类。

大文档扫描可以将这些大文档转换为数字文件。这些数字文件可以直接保存在台式电脑、共享驱动器或USB驱动器上。它们更容易标记、组织和共享。想象一下，能够简单地将蓝图通过电子邮件发送给客户，而不必想办法邮寄或交付它。当大格式扫描成为日常业务的一部分时，任务和流程可以向更好的方向改变。

Datamation是一家大容量扫描公司，所以我们通常不会只扫描一个或几个大格式的文档。我们的大多数客户都有多个抽屉的蓝图、建筑图纸和其他需要数字化的项目。

大格式文档扫描的好处

在Datamation，我们意识到大格式扫描对组织的影响有多大。我们已经看到我们的客户成功了，因为他们体验到了大型文档扫描带来的好处。如果你正在寻找一个或多个扫描大型文档的理由，下面是:

改进的文档控制

纸质文档，尤其是较大的文档，可能很难处理和组织。它们不是被妥善归档，而是经常被放在多余的房间和额外的盒子里。数字文档可以作为密码保护程序存在，也可以放在安全的公司服务器上。它们也可以通过安全的云平台或内部软件系统共享。

集中扫描和索引

我们的大格式扫描让我们为您完成所有的艰苦工作。我们可以把你所有较大的文件扫描到一个中央数字位置。当我们扫描文档时，可以根据客户名称、项目号或接收日期等类别对文档进行索引或标记。只需将您的文件发送给我们(或让我们取走)，接下来您知道的是，它们就可以在您的电脑上以数字方式获得。

功能和可访问性

一旦您的大型文档是数字文件，就可以通过关键字进行搜索。这就像搜索谷歌一样简单，但是你的结果就是你需要的文档!云存储系统还允许您从移动设备和非现场位置安全地访问文档，以便查看、编辑和共享。

增加办公空间

想想你现在的大格式纸质文档在你的办公室里占据了多少空间。大公司有好几间房间专门用来存放地图、蓝图和工程图纸等文件，这并不罕见。如果你能收回那个空间呢?你可以增加更多的办公室、会议室，甚至是员工休息室!

提高了生产率

更容易找到、移动和访问的数字文件使员工更容易完成每项任务。事实上，一些公司报告生产力的提高仅仅是因为员工不必花几个小时在一箱箱文件中寻找正确的文件。一个简单的关键字搜索就能让员工的需求一目了然。

归档和存储

对于不再需要的文档，数字文件可以安全地存档。数字版本不占用物理空间，可以存储在驱动器、云或内部计算机/服务器系统上。用这种方式保存文档可以节省时间、空间和金钱。

数据化大格式文档扫描过程

我们使大格式扫描过程尽可能容易。第一步是咨询，了解您的需求以及我们可以如何帮助您。在咨询期间，我们回顾了预期的内容，项目的范围是什么，我们查看了需要扫描的大格式文件。第二步是我们的团队将物理文件取走并运送到我们的办公室进行扫描。

文件到达后，就准备好进行扫描。这包括修补伤口，拿出订书钉，贴上便利贴。然后，这些文件将通过我们的大格式扫描仪。当文档被扫描时，我们的工作人员将它们建立索引，以便在完成后可以进行关键字搜索。当文件被正确扫描和检查后，它们将通过DVD、USB、云驱动器、电子邮件或您选择的其他数字传输方法返回给您。

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