邮件收发室外包是如何运作的

我们有经验的操作人员会在邮件到达当天扫描所有邮件，并将文件转换为数字文件格式。所有文件的图像将通过电子邮件发送给您的团队，并/或上传到您的服务器、会计系统、ERP系统或文件管理系统。因为每一封邮件都将数字化，也就不需要再复印了，这将进一步降低你的成本。这是自动化所有成本中心的第一步。

因为Datamation处理你所有的邮件扫描服务，它消除了对人工劳动费用的需求，这意味着你的工资将更多地奉献给你需要的人才，你的企业需要发光。我们的数据捕获系统使您可以在您的电子邮件收件箱中携带每一封邮件，减少混乱和重要文件丢失的可能性。

外包邮件服务对于严重依赖纸质文件的公司尤其有用，而这些文件最终需要数字化处理。经营…的公司医疗保健，银行，保险、运输和物流已经从外包收发室中显示出了非凡的财务和自动化工作流程的好处。

邮件收发室外包解决方案

以下是我们为客户提供的典型解决方案:

1.标准邮件扫描服务

有了这项服务，您要么把邮件寄给我们，要么让快递员来取。我们会打开信封，准备扫描文件，扫描它们，然后把你喜欢的格式的电子文件交给你。通常要求使用PDF格式，但如果您的系统有不同的需求，我们也可以使用任何格式。

当您有要清除的邮件时，这通常作为独立的作业执行。

2.邮件扫描及处理

还是那句话，你要么把你的邮件寄给我们，要么我们的快递员按照预先确定的时间表来取邮件(每隔一周、每周一次、每周多次等等)。我们开门，准备，然后扫描所有文件．

不同之处在于，一旦文档被扫描，我们将把数字邮件处理成工作流。这可以是任何事情，从向收件人发送带有附件的电子邮件，到在文档管理系统或ERP中归档项目，甚至启动发票审批流程。

我们还可以接收您的电子邮件(如发票或索赔)，通过相同的系统处理它们。通过这种方式，您将把所有的邮件都放在一个地方，而不管它是如何发送给您的。

这通常是一种持续的服务，最适合本地公司。

3.一个完整的虚拟收发室

有了这个解决方案，Datamation将从本地邮政信箱接收邮件。这意味着我们公司将收到你的信件、发票、索赔等，你再也不用处理纸质邮件了。

一旦我们确定了取件时间表，我们就会打开、分类、准备并将您的邮件扫描成清晰的数字图像。文档可以以PDF(或其他文件格式)交付，也可以完全处理。此外，如果您选择处理，我们也可以接收您的电子邮件，并与您的纸质邮件一起处理。

这也是一项持续的服务，对美国的任何公司都有好处。

4.您自己的完全定制邮件收发室解决方案

前三个解决方案是否都不适合您的业务?没问题!我们与其他收发室外包公司的不同之处在于，我们将与您一起创造使您的收发室无纸化的完美方式。你可能想扫描自己的邮件，我们会处理它。或者您可能希望我们只处理以电子方式收到的发票。我们还可以通过硬件和软件的结合，帮助您创建自己的内部消纸流程。

无论你喜欢怎样的工作方式，我们都会帮助你找到合适的工具。我们很高兴与你共事寻找一个符合公司文化和预算的解决方案。