几年前，软件审查机构Gartner宣称，企业内容管理作为一个术语，已经死了．相反，他们将这个概念重新包装并扩展为一个术语，称为“内容服务”。
尽管这个宣言是几年前颁布的，但这个术语还没有流行起来。公众和业界仍然广泛地称它为文档管理软件或企业内容管理。
这里是我们在Datamation博客上讨论过的文档管理与企业内容管理的区别．那么内容服务是怎么回事呢?
我们在这篇博文中谈到了很多关于内容服务的内容，所以如果你想跳转到一个特定的部分，这里有一些快速链接:
什么是内容服务?
内容服务是一个术语，用于描述您公司信息的整个生态系统。这包括文档管理系统、工作流程、应用程序编程接口整合，基于网络的工具和平台，以及任何东西用来帮助你的信息传播得更聪明，你的员工更有效率。
内容服务和ECM的区别是什么?
企业内容管理系统的思想是这样的一个系统将是该公司所有内容的首选来源。然而，这在实践中很少发生。发票将在一个位置创建，员工信息存储在其他地方，并且有许多遗留系统需要专门的集成。
ECM被设想为一个“封闭”的环境，可以处理所有信息需求。内容服务促进多个存储库和系统之间的开放和连接。
在实践中，您可能会听到人们交替使用ECM和内容服务。但对于具体的定义:
文件管理系统(DMS)具体指如何存储和访问文档，以及监控这些文档的生命周期。
企业内容管理(ECM)就是你的业务中每一个信息是如何被使用的。这包括策略和工具，如工作流，是编程来发送你的信息给需要它的人。
内容服务(CS)在定义上与ECM非常相似，但承认现实生活中的实际应用程序可能不是在一个集中式平台上完成的。内容服务还包括无缝连接数据库、存储库和工作流的集成和api。
也就是说，有许多平台旨在存储、精简和自动化内容，这也提供了丰富的集成机会。这些平台被称为内容服务平台(CSPs)。
什么是内容服务平台?
据Gartner，内容服务平台为:
一组服务和微服务，体现为一个集成的产品套件和应用程序，共享公共api和存储库。CSP利用不同的内容类型，服务于组织中的多个用户群体和众多用例。”
本质上，内容服务平台是企业内容管理系统的下一步发展。它允许组织创建、存储、管理和传输信息。内容服务平台可以包括:
- 电子表格
- 工作流自动化
- 机器人(RPA)等智能化过程自动化
- 集成领先的软件(ERP, CRM, HRM等)
此外，虽然CSPs被设计为信息管理的主要系统，但它们也具有集成到其他软件的能力。
内容服务的不同要素是什么?
1.内容服务平台:基础平台，包括一个内容存储库，充当与其他服务的主要连接器。有关更多细节，请参阅上述部分。
2.内容服务应用程序:为HR或IT等功能提供以业务为中心的解决方案的应用程序。它们可以单独使用，也可以内置到内容服务平台中。一个很好的例子是Laserfiche解决方案市场．
3.内容服务组件:提供特定功能的组件。这包括(但不限于)文档成像/数据捕获、电子签名和语言翻译。
(按图放大)
为什么我需要一个内容服务平台?
我们经常听到的一个问题是:当我可以将我的文件存储在我们公司的服务器或一般的云存储上时，为什么我还需要一个内容服务平台?
区别在于你的文件是活的、活动的文档还是只是归档记录。
如果您存储很少需要访问的归档记录，那么将它们保存在内部服务器上可能是一个很好的解决方案。只要您的网络是安全的，存储这些记录应该不会有任何问题。
但是，如果公司拥有大量需要由多个员工和/或部门访问的活跃文档，则可以通过在内容服务平台中管理这些文件来获得很大的好处。
内容服务平台的好处
投资和使用内容服务平台有很多好处。
已知的成本
内容服务平台将基于用户或存储空间进行预先定价。当你的账单来临时，你不会感到惊讶，如果你需要扩大规模，估计成本也很容易。
如果您使用在线存储系统(如谷歌Drive、OneDrive、Box等)，您可以很容易地达到免费存储空间的限制。我们有客户已经达到了这个极限，但仍然继续上传文件，并在不知不觉中收到了账单。
记录保留
通常当涉及到记录保留时，公司只是保留了所有的东西——只是以防万一。但是没有理由这么做。例如，大多数与会计相关的信息只需要保存了7年(根据文档类型，甚至更少)。
在网络文件夹中存储文档的问题是，您无法将可搜索的元数据分配给这些文件。因此，你要么必须建立一个非常精细的文件夹结构，并希望你的员工遵守它，要么手动搜索数据，以确定哪些可以删除。
内容服务平台可以将这一切自动化。只需导入文档，CSP就可以提取相关元数据(或者您可以添加自己)，将文档归档到正确的文件夹中，并在文档结束时标记为删除报告。手工完成可能需要数小时或数天的工作，而内容服务平台只需几分钟。
标准化文件
如果你去到任何一个组织，你会发现每个员工的名字和文件归档都有一点不同。
通过内容服务平台，决策者可以确定归档结构，然后在整个组织中强制执行。可以设置权限级别，使员工无法更改或修改文件结构。这不仅使今天查找文档更容易，而且将使以后的几代人更容易。
可访问性
一个纸质文件一次只能放在一个地方(除非有多个打印副本，这可能会导致其他问题)。服务器上的电子文件可能只能在办公室访问(或通过VPN)。内容服务平台是专门设计的，以便您的员工可以从任何地方访问它们。领先的服务是基于云的，因此员工只需从浏览器登录到门户网站。
我们经常听到的一件事是，组织不需要CSP，因为他们在ERP或CRM系统中以pdf的形式存储所有文档。这不仅使它们不能被广泛搜索，而且可能会使员工更难访问他们需要的文档，如果这些文档不在集中存储库中。
安全
数字文件已经比纸质文件更安全，因为人们不能直接从桌子上拿起或从文件柜里拿出来。
但内容服务平台在安全方面走得更远。管理员可以为员工分配特殊权限(单独或作为一个组)，这样他们只允许看到他们应该看到的文档，如果适用的话，不能从存储库中删除任何内容。这意味着只有处理发票的人才能看到应付账款文档，只有最高级的人力资源经理才能看到敏感的个人信息。
这些系统还具有文档历史记录和审计跟踪功能，因此您可以确切地知道谁打开和编辑了文档。
此外，CSPs具有一些领先的网络安全，以保持您的数据安全和安全。对于希望增加另一层安全性的组织，大多数还支持双因素身份验证。
效率和时间节约
能够登录到文档存储库、进行搜索并立即找到所需的信息，将使您的员工能够比以往任何时候都更快地高效工作并为您的客户(或学生、成员或任何您需要提供信息的人)提供服务。
此外，过程自动化工具实际上消除了基本任务所需的时间。当你在纸上工作时，甚至是在处理数字文件时，你需要花多长时间来获得完全和最终的批准?当您将该流程数字化并自动化时，您可以将审批周转时间从几天减少到几分钟。
易用性
内容服务平台是为任何人使用而设计的。就像所有的新软件一样，有一个学习曲线，但一旦你掌握了基础知识，你就能很快找到你要找的任何信息。文件夹和项目很容易添加文档，这对于您的活动文件是必不可少的。
大多数csp建立在文件夹或项目结构上，这意味着你可以点击到你需要的文档。或者你可以做一个文本搜索，调出所有你可以访问的匹配文档。
CSPs是低代码或无代码的平台，这意味着像电子表单、工作流和RPA(机器人)这样的高级特性对于不具备高级编码知识的人来说很容易设置。
虽然对于有开发人员的组织来说，有很多高级功能可以用来设计健壮的电子表单、工作流和集成。下一节将介绍更多关于集成的内容。
集成
内容服务平台最有用的一点是它们能够与其他应用程序集成。
想想你下次雇佣员工的时候。只需点击一个按钮，您的人力资源管理系统就可以将信息推送到您的内容服务平台，该平台将生成文档，通知相关方，通过电子邮件发送入职表单，并启动订购设备或在其他系统上创建用户帐户的工作流程。
集成是csp的关键，许多领先的平台都与一些领先的会计、人力资源、CRM和ERP系统进行本地集成，既可以开箱即用，也可以轻松添加。也有api和机器人过程自动化将CSP连接到其他不同的系统。
现在我们已经介绍了内容服务平台的一些好处，让我们看看在为您的企业选择一个内容服务平台时需要考虑什么。
在购买内容服务平台时，我应该考虑什么?
csp有很多，每个都有自己的优点和缺点。然而，你可以通过做一些研究来找到适合你的公司。
1.确定当前哪些系统对业务至关重要
1.确定当前哪些系统对业务至关重要也就是说，列出您在组织中使用和希望继续使用的软件清单。这包括erp、HR和/或会计软件、crm，以及在您的业务中构建和使用的其他定制应用程序(通常称为业务线或LOB应用程序)。您需要准备好这个列表，看看您未来的内容服务平台是否具有任何直接集成或容易添加的连接器软件。
运行通常没有api或集成的旧程序?不用担心——根据你使用软件的目的，RPA可能会登录并执行基本任务(例如数据抓取、复制/粘贴)。
2.想想你的组织现在将使用什么功能，以及你希望如何发展
虽然将所有文件数字化放在一个集中的位置是数字化转型的一个很好的开端，但内容服务平台的真正力量在于你如何收集和使用数据。想想你通过纸质表格收集了哪些信息，以及你的处理过程。很可能所有这些都可以数字化，很多都可以自动化，但您需要确保您的CSP具有这种能力。
3.与顾问合作
3.与顾问合作因为有这么多不同的内容服务平台，我们建议寻找一个值得信赖的顾问或合作伙伴，他们可以为您的公司和它的需求匹配正确的软件。
我们建议这样做，因为顾问非常熟悉软件，可以回答您的问题，提供现实的建议，提供最佳实践场景，并确定您需要什么集成或工作流程。他们还与软件公司密切合作，所以他们会知道在产品开发中出现的新功能。此外，他们有访问演示帐户，所以你可以在提交之前免费试用系统。
全面披露:Datamation是一家内容服务顾问公司，我们愿意与任何一家公司在他们的数字化转型之旅中合作!
4.开始你的研究
如果你更喜欢内部处理你的项目，那么是时候做一些研究了。有了第一步和第二步的笔记，是时候开始深入研究系统了。
首先去软件评论网站看看专家和客户是如何给他们的系统排名的。可以从以下几个地方开始:
记住:企业内容管理系统和文档管理系统也可以是内容服务平台。
要特别注意那些被列为客户选择的平台——它们是根据该平台的实际用户而不是网站审查团队进行排名的。了解实际用户的感受是件好事，因为如果你的员工不使用系统，那么系统看起来有多酷、有多少功能就无关紧要了。它不值得你投资。
列出5-10个你想进一步研究的内容服务平台，然后去他们的网站。软件网站将向你展示更深入的顶级功能，并应该有他们的集成列表。
这样你就可以将范围缩小到2-3个平台。这时，您可以向销售团队请求信息或设置演示帐户。当你拥有演示帐户时，确保使用来自组织的实际文件，这样你就可以测试你和其他人如何与平台交互。
在收集了更多信息和/或尝试了演示帐户后，您应该会发现适合您的CSP。但如果你仍然不确定，可以考虑寻找合适的顾问或合作伙伴来获得更多的指导!
内容服务有很多内容，所以如果你想回顾一个部分，这里有快速链接:
正在考虑为您的组织设计一个新的内容服务平台吗?我们愿意帮助您为您的业务找到合适的。联系我们或者给我们打电话(630) 321 - 0601．
