完全数字的办公室无纸化 - 这些多年来一直是嗡嗡作响的可能性，但很少有组织获得了完全或大部分的无纸化办公室。
是的，有很多活动部件，变化很难。但是，在新的十年中，您可以为组织做的最好的事情之一就是剪裁纸张并简化业务流程。
因此，下面是将公司朝无纸化方向带动的八个技巧。
1.建立（或执行）文件命名约定
在使用软件，硬件或流程进行任何操作之前，您确实需要确定文件和命名约定的内容。您会按部门组织吗？客户名称？文档类型？年？
各行业或垂直行业都没有标准，但通常应该尽可能地描述性能，同时尽可能短。用连字符分开的20个单词的命名文件将是稍后进行分类的痛苦。
确保在这些命名约定和文件目的地中培训任何将在您的内容管理系统或共享驱动器中添加文档的人。
这里有一些用于制定命名惯例的资源：
2.用电子形式停止纸张摄入量
正如任何负责入职员工，患者或会员的人都可以告诉您，吸收新朋友的论文涉及很多论文。
但是，与其打印数百本欢迎数据包或文书工作的副本，如果您可以向新员工发送指向私人网站的链接以填写表格，该链接在办公室的第一天之前填写表格怎么办？如何递给患者一台平板电脑以填补他们的保险更改？
电子形式允许您这样做。您几乎可以采用任何可以想象的纸张形式，并将其转换为电子形式。最好的部分？您可以设置预先选择的选择组，或者确保用户在提交之前必须填写盒子。这不仅会在纸上减少，而且还会在错误和宝贵的时间上弄清楚某人的笔迹所说的话。
例如：我们的一位客户使用电子形式进行医疗保健公开注册。能够控制答案并确保人们必须填写所有必需的字段几乎消除了检查和输入数据所需的人工时间。
3.开始使用数字签名
与电子形式手动是电子签名。您需要打印多少合同或文书工作，以便客户或患者可以签署它？
电子签名软件允许员工，客户和患者在没有硬拷贝的情况下签名。您不再需要担心打印文书工作或周围漂浮了多个副本。出于合规或审计原因，数字签名也更容易跟踪。
4.购买台式机扫描仪以数字化传入纸张
消除传入的纸张的另一种伟大，简便的方法是在收到它们时扫描文件。这可以在中央网络扫描仪或个人桌面扫描仪上完成。您可以将所有发票，应用程序，索赔和其他纸质文档填充纸柜和归档柜，而是可以在文档管理系统或中央服务器中扫描并提交。
根据您每天需要扫描的纸张数量，扫描仪那样低至350美元，就像Epson DS-530在此页面上显示，可以完成工作。许多人捆绑了软件，使您可以轻松查看，修改和归档图像。
桌面扫描仪提供的质量要优于仅在多功能打印机上使用扫描选项。
5.研究和实施文档或内容管理系统
即使您用扫描仪和电子形式剪下纸上，您仍然需要一种管理这些信息的方法。这就是文档和/或内容管理系统的出现。
这些系统是专门为存储，查找和移动信息而设计的。一个文档管理系统最适合存储，检索和共享您的扫描和电子文档。内容管理系统（例如Laserfiche）允许存储各种信息（图片，mp3文件，视频，数字传真等等。除文档外）并且具有诸如WorkFlow之类的高级功能，以帮助加快业务流程。
是的，Google文档和Microsoft SharePoint可以充当您的电子文档的中央存储库。但是，专门的文档管理软件将允许编辑，注释和更安全的共享，并轻松地集成到您已经使用的系统中。
内容管理有很多选择，因此请确保您进行研究（或咨询公司），并考虑您希望公司的未来状况如何。选择具有正确的高级功能的系统，即使您不立即实现它们，也可以确保您保持投入！
要了解有关文档管理的更多信息，请参见我们的博客文章：您需要了解的有关文档管理的一切。
6.让集成图像启用您的现有系统
我们经常听到的一件事是公司不想更改系统。而且由于他们不想更改系统，因此他们仍在纸上做很多工作。
我们明白了！当您的组织对系统感到满意时，很难让每个员工学习新员工。好消息是，您不一定要放弃自己喜欢的系统才能无纸化。
顾问（像我们一样！）可以在您的LOB系统和基本文档管理系统之间编写集成，以便您可以使用热键或单击鼠标的文档。这意味着您的触手可及的更多信息，而无需进行大规模重新训练。
7.考虑将邮件室外包
切出纸的另一种方法是切换到2018必威体育下载 。通过外包邮件室活动，您可以让另一家公司处理您的邮件（实际甚至电子）。他们可以收集，扫描并将其传递给收件人或将其直接发送到工作流程中。
那么发票？扫描并发送到应付账款。保险索赔？扫描并发送到您的加工部门。您的所有业务流程仍然可以进行，而无需您的办公室看到一张纸。
8.不要一次改变一切
您可以采用两种方法来成功转变：
- 项目时间表进行全面大修
- 逐步改变您一次做一件事
“正确”的方式也不是。这完全取决于您的公司。如果您是一个拥有许多人和应用程序的大型组织，则可能需要计划整个多年大修，并具有多个里程碑。
如果您是一个更较小的组织，那么您可能只想从一两件事开始，等待您的员工习惯更改，然后实施另一件事。例如：也许您将首先购买扫描仪并使用电子形式，然后再实施机器人过程自动化（RPA）或开始自动化您的AP进程。
无论您首先采取哪个步骤，您的组织都将在简化业务和剪裁纸张的过程中很好。
您今年要无纸化吗？然后，我们很乐意提供帮助。联系我们或致电（630）321-0601给我们打电话。
