如果你在伊利诺斯州K-12学区工作，那么你可能会知道《学生在线保护和隐私法案》(SOPPA)．这些变化要求学区在保证学生数据安全方面做更多betway体育app下载的工作。它们开始生效2021年7月1日。
SOPPA有很多内容，所以请随意使用这些链接跳到下面的部分:
Datamation联合主办了一个关于SOPPA的网络研讨会，其中包含了以下许多信息。
SOPPA背景与立法意图
《SOPPA法案》的目的是确保教育技术公司收集的学生数据得到保护。虽然这些数据可能被用于诸如提供个性化学习和创新教育技术等有益目的，但这些数据也容易被泄露。该法案要求额外的保护措施来保护教育技术公司收集的学生数据。SOPPA还要求企业仅将这些数据用于有益的目的。同样，这一规定将于2021年7月1日生效。
如今，学校越来越多地使用各种各样的在线服务和其他技术来帮助学生学习。然而，教育技术公司必须确保收集的学生数据的隐私和安全。学校和教育科技公司必须建立保护个人信息安全的措施。
SOPPA的必要性是由于在线学生数据系统中的各种数据泄露泄露了个人信息。
Datamation Imaging Services遵循SOPPA的规定，在其系统和实践中采用广泛的安全和隐私措施，以确保其系统中任何内容或数据的使用受到保护，并专门为本地区的利益而使用。
学校教育技术
虽然在小学和高中阶段，跟踪学生的活动似乎不那么公开，但大型科技公司在课堂上的影响力却很大。在2017-2018学年，K-12课堂使用的前五名数字产品来自谷歌;这种趋势被一些人称为“教室的谷歌化”。
随着谷歌的G教育套件的流行，据估计，截至2019年4月，这是一个谷歌合作平台，在全球拥有超过9000万用户由该公司提供给《Teen Vogue》——一些人担心这家科技巨头可能会使用儿童数据。
在该产品的隐私声明中，谷歌通常列出了它是如何收集用户数据的，但倡导者和家长们担心的是具体细节。
SOPPA涵盖哪些内容?
SOPPA涵盖个人身份信息(PII)或与个人身份信息或材料相关的任何媒体或格式的非公开材料。
根据SOPPA，学校的定义是任何学前教育、公立幼儿园、小学或中学教育机构、职业或中学教育机构或机构。这包括私立或非公立学校。
伊利诺伊州学区SOPPA要求
下面是新需求的高级概述。具体的时间表和每个要素的组成部分，请参阅法例。betway体育app下载学区必须:
- 每年张贴本地区所使用的网上服务或应用程序的所有供应商/供应商名单。
- 每年公布学校收集、维护或向任何实体公开的所有数据元素。这些信息还必须解释学校如何使用这些数据，向谁披露这些数据，以及为什么披露这些数据。
- 在签约后10天内为每个运营商邮寄合同。
- 供应商/供应商的年度分包。
- 张贴过程，让家长如何行使他们的权利，检查，审查和纠正由学校，运营商，或ISBE维护的信息。
- 在10天内发布数据泄露，并在30天内通知家长。
- 创建谁可以与运营商签订合同的政策。
- 指定一名隐私官确保合规。
- 保持合理的安全程序和做法。与处理PII的供应商的协议必须包括供应商维护合理的安全程序和实践的条款。
遵守SOPPA的策略
对于遵守SOPPA的组织来说，指定一个类似于《信息自由法》官员的个人负责遵守是至关重要的。这个人必须了解SOPPA法案的条款，并将实践落实到位，以确保该地区符合SOPPA条款。
例如，多年来，金融机构和制药公司一直在审查潜在的供应商，以确保他们的系统安全和实践是完全安全的，并提供适当的隐私级别。许多这样的组织已经将此纳入他们的采购过程。他们也有供应商关系和/或合规人员或部门负责筛选合作伙伴和供应商。
学校的职责
以下是公立学区必须履行的职责:betway体育app下载
- betway体育app下载学区必须采取一项政策，指定哪些学校的员工可以与经营者签订书面协议。
- 每所学校应在其网站上张贴及保存:如学校没有网站，则应在其行政办公室供公众查阅:
- 学校收集的涵盖信息的数据要素的解释
- 与学校有协议的经营者/供应商/供应商名单
- 父级访问所述信息必须使用的过程
- 列出已发现的任何违规行为
- 在确定学校维护的覆盖信息被破坏后，学校应在收到或确定发生了违约的通知或决定后的30个日历天内通知任何涉及到违约的覆盖信息的学生的家长。
- 每个学校都必须实施和维护合理的安全程序以及在其他方面达到或超过旨在保护受保护信息免遭未经授权的访问、销毁、使用、修改或披露的行业标准的做法。
- 每个学校都可以指定一个适当的工作人员作为隐私官，他也可以是伊利诺伊学校学生记录法案指定的官方记录保管人，以执行分配给学校的职责和责任，并确保遵守SOPPA的要求。
- 如果学生家长要求学校删除其持有的覆盖信息，学校应代表学生家长提出删除覆盖信息的要求。然而，删除所涵盖的信息不得违反州或联邦记录法。
同样，这些要求只适用于公立学校。私立学校不需要满足所有这些要求。如果你在私立学校工作，请向你的法律顾问寻求指导。
数据化和SOPPA合规性
SOC审核与合规
随着业务继续向远程工作转变，公司不仅需要方便地在线访问其文件，还必须在数字化过程中考虑这些敏感文件的安全性。在寻找外包流程(如收发室、文档扫描、云文档管理软件和工作流自动化服务)的合作伙伴时，寻找一家您可以信任的、具有最高安全标准的公司是至关重要的。
自2014年以来，Datamation Imaging Services继续接受其SOC 2 Type 2 Report．SOC 2类型2是一种审计，确保业务流程外包(BPO)合作伙伴成功实施，并遵循一套操作程序，以确保所有文件在其设施中安全地处理。SOC 2类型2认证是一个组织遵循内部和外部合规准则的保证。
第三方完成认证和审核。第三方会在一段时间内审核内部流程，并确保多达5条“信任原则”得到满足。遵从性指导方针的五个标准是:安全性、机密性、可用性、处理完整性和隐私性。通过认证程序意味着第三方已经证实了一家企业是值得信赖的。该公司有一个清晰的流程来保护客户的敏感信息。
总之，通过SOC 2类型II审计确保所有客户数据以安全、私有和机密的方式处理。
请接触自动化资料处理如果你想要一份我们的SOC 2报告。
安全与隐私协议
数据化实现了许多实践和协议，以确保符合SOPPA。这些包括:
- 加密:所有数据在传输过程中和静止时都是加密的。所有到系统的连接都是通过HTTPS安全的。所有加密密码短语都存储在加密状态。
- 用户会话:使用在系统和用户之间传递的唯一会话ID授予系统使用权限。会话ID也是加密的。系统将在一段指定的不活动时间后自动断开用户会话。
- SSL:所有面向客户访问其数据的外部门户都通过SSL进行保护。
- 设施与网络安全:有限数量的工作人员可以使用该设施。对网络的逻辑访问已经到位并受到监控。
- 漏洞评估:第三方使用测试和监测定期执行漏洞评估，以确定和解决关键风险漏洞。
- 入侵防护系统:管理员需要持续监控系统防火墙和IPS日志，确保系统正常使用。
- 镜像/备份:站点是安全的同步备份，在一个单独的位置，使用单独的电网。
- 无法访问数据:所有使用的系统从不向公共网络公开客户数据。内部安全网络将数据存储在与任何其他数据库或数据不同的单独服务器上。
- 安全的用户访问:用户必须使用惟一的用户id和定期更改的复杂密码对应用程序进行身份验证。
- 新用户授权:对新用户帐户的请求必须来自授权的客户端联系人。此外，还存在修改用户访问和删除不再需要访问的用户的策略。
- 监控摄像头:Datamation工厂配备了安全摄像头，可以监控生产活动以及工厂出入情况。
- 数据分类:制定政策和程序，根据数据的重要性和敏感性对数据进行分类。适当的分类将定义保护要求、访问权限和限制，并设置保留和销毁要求。
屏蔽个人身份信息(PII)数据
安全设置和用户权限可以屏蔽或隐藏个人识别信息(PII)数据元素。此外，系统可以编校和加密数据，以增加安全性。
数据保存和销毁
当机密信息满足其保留要求时，系统会定期系统地跟踪并销毁该信息。有关样例记录销毁规则，请参见下图。
总之
Datamation Imaging自2019年以来一直在研究SOPPA，以理解和遵守这一立法。Datamation的服务和系统为各学区提供了更强的能力，不仅能遵守SOPPA，还能betway体育app下载遵守FOIA、NCLB、FERPA和其他合规准则。
请注意，这篇文章中的数据是收集的信息和建议。学区应该从法律顾问那里收集最终信息。Datamation使用并推荐Tressler律师事务所，因为他们有一个SOPPA合规专家团队．
与此同时，重要的是，学区要学习和采用实践，以确保该学区及其信息供应商遵守betway体育app下载SOPPA。
通常情况下，地区保存记录的时间比他们应该保存的时间长得多。要解决这个问题，一个地区应该:
- 审核、更新和批准他们的文件保留时间表
- 按进度清理纸张和电子文件
- 不要保留你不需要保留的东西
- 将存档但保留的记录保存在一个安全且私有的内容管理系统中。一个安全的系统可以确保遵守、保留和隐私准则
想了解更多关于伊利诺伊州学区保留规则和政策的信息，请查看以下资源:
如果您对Datamation的工作方式有任何疑问betway体育app下载或对我们的超安全和soppa兼容解决方案感兴趣，请不要犹豫联系我们或打电话(630) 321 - 0601．如果您目前使用的是Datamation，您可以下载这篇文章的PDF版本作为SOPPA的展览。
